如何提高商务英语信函写作

文章2019-04-12 11:47:160人围观
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如何提高 商务 英语 信函写作

商务英语信函在日常工作中很常见,因此我们要了解一些基本的知识。接下来为大家整理的如何提高商务英语信函写作,希望对大家有帮助。

如何提高商务英语信函写作

1.用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达

商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方,而不是参加作文竞赛评选,一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的,商务写作做到简洁自然,不说空话套话,用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。

举个例子,对于上面提到的三个例子:

(1) Kindly furnish us with this information soon.

(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.

(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

我们可以将其替换为更为自然的说法:

(1) Please let us have this information soon.

(2) I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.

(3) These goods will be sent to you today.

2.使用自然、口语化的方式写作

商务邮件虽然是书面体,但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅,就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感,让读者感觉到作者是一个活生生的人,而不是一台毫无感情的公文机器。

我们在日常商务邮件中可能经常会见到类似下面的句子:

(1) Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.

(2) Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.

(3) Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.

这样的句子过于正式,读起来也很费解。这实际上会给读者造成距离感,影响商务沟通的效果,它们可以改为更加自然的说法:

(1) Please process this claim soon.

(2) Please let us know what you would like to do.

(3) I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.

值得注意的一点是,虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式,但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合,不适合出现在商业场景中,例如:Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.

同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写(例如把you缩写成u,把are缩写成r,把because缩写成cuz),因为这样会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。

商务英语信函常用句型

一、开场白 Opening

Hope you are doing well.

Hope this email finds you well.

Hope all is well.

Thank you for contacting XXX.

Thank you for your reply/feedback/email.

二、回复开场白:

Further to our conversation earlier,…

As discussed on/over the phone,…

As checked with…

Thanks for your kind/prompt/kind reply.

Regarding…

As per(按照,根据) my email sent on xxx

Please help to clarify…

Please be informed/advised that…

三、结尾:

We are looking forward to hearing from you.

Many thanks for your support.

Please kindly share us a feedback by today.

FYI: For your information

For your reference

商务英语信函写作技巧

在写作和翻译时,应该使用书面语,并且做到简洁规范。

商务信函作为外贸交流的重要方式,在其写作时应该使用正式的书面应用,且文体的使用应该选择公文文体,做到形式和内容上的重视,在翻译时注意语序的调整及格式的相应变化。

商务英语信函写作技巧

商务英语信函中应该使用地道的商业用语。

商务信函要体现其商业性便要保证用词的专业性,如信用证使用L/C的形式表达来体现一种商业性的风格, 使得信函更具专业性。

注重细节,避免错误和遗漏。

对于商务英语信函的写作和翻译要做到不放过任何一个细节,小到日期、数字等都会对交易产生重要的影响,因此,在写作和翻译时都要做到认真细致,避免对于一些微小细节的错译和漏译,保证信件内容的完整准确。

商务英语信函写作原则

1. 清楚

清楚原则包括两个方面的内容,一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思,不会产生误解。这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确,避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。

2.简洁

简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容,并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要,语言要通俗易懂,内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇,采用简洁,直接的句子。

3.准确

商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关,是制作各种商业单据的依据,以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误,语法使用、结构格式正确,还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此,在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息,如:收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

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